Privacybeleid & AVG

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Kledger is een product van The Ingenious (KVK: 88136744), een eenmanszaak naar Nederlands recht, geëxploiteerd door de eigenaar als zelfstandige (ZZP). Voor vragen over privacy of het uitoefenen van jouw rechten: hello@kledger.app of via onze contactpagina.

2. Onze privacyprincipes

Jouw financiële privacy is een ontwerpprincipe, geen bijzaak. We verzamelen alleen wat nodig is om de dienst te leveren, factureren en te beveiligen. We verkopen of verhuren jouw boekhoudgegevens niet, en gebruiken ze niet voor advertenties.

3. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: e-mailadres en authenticatiegegevens via onze inlogpartner Clerk (inclusief sessiegegevens).
• Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, slogan, optioneel logo, oprichtingsjaar en BTW-nummer die jij invult.
• Boekhoudgegevens: inkomsten, uitgaven, urenregistraties, categorieën, BTW-velden en gekoppelde notities.
• Bijlagen: optionele factuur-/bonbestanden (PDF of afbeelding) die jij uploadt (afhankelijk van je abonnement).
• Abonnement & betaling: plan, status en factureringsgegevens via Stripe (zoals e-mail en betalingsstatus). Wij slaan geen volledige creditcardnummers op.
• Contactberichten: naam, e-mail, categorie en bericht wanneer je ons contactformulier gebruikt.
• Technische gegevens: noodzakelijke logs voor beveiliging, foutafhandeling en beschikbaarheid van de dienst.
• Geplande bankkoppeling (nog niet beschikbaar): als we later banktransacties via PSD2/open banking aanbieden, verwerken we alleen de daarvoor benodigde gegevens (zoals transactieregel, datum, bedrag en omschrijving) met jouw uitdrukkelijke toestemming. We werken dit beleid bij vóór die functie live gaat.

4. Doeleinden & grondslagen (AVG)

• Uitvoering van de overeenkomst: account, dashboard, BTW-overzichten, import/export en abonnementstoegang.
• Wettelijke verplichting: waar nodig voor onze eigen administratie/facturatie als softwareleverancier.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, misbruik voorkomen en de dienst stabiel houden.
• Toestemming: waar van toepassing (bijv. optionele contactaanvraag of specifieke optionele functies).

5. Waar gegevens worden gehost

Jouw boekhoudgegevens en bijlagen worden opgeslagen via Supabase in de EU (regio Frankfurt / AWS eu-central-1), voor zover onze projectconfiguratie dat betreft. De webapp en API’s worden geleverd via hostingpartners (zoals Vercel). Authenticatie loopt via Clerk en betalingen via Stripe. Sommige van die partners kunnen gegevens (ook) buiten de EER verwerken; zie hieronder.

6. Internationale doorgifte

Waar dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gegevens verwerken (met name onderdelen van Clerk, Stripe of hosting), gebeurt dit op basis van passende waarborgen zoals de EU Standard Contractual Clauses (SCC’s) en/of andere door de AVG erkende mechanismen van die leveranciers.

7. Bewaartermijnen

• Actief abonnement: we bewaren jouw workspace-gegevens zolang je account/abonnement actief is en jij ze nodig hebt voor de dienst.
• Verwijderen in de app: via Data → gegevens verwijderen wissen we direct jouw inkomsten, uitgaven, uren en bedrijfsprofiel uit de productiedatabase, én de bestanden onder jouw gebruikersmap in de opslagbucket kledger-user-vault (bijlagen en logo). Dit is geen uitgestelde of geplande purge: objecten worden bij die actie verwijderd. Dit verwijdert niet automatisch je Clerk-inlogaccount of Stripe-factuurhistorie.
• Jouw fiscale bewaarplicht: als ondernemer blijf jij zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht (vaak {{vat.recordKeepingYears}} jaar in NL). Exporteer tijdig een back-up voordat je gegevens wist.
• Onze SaaS-administratie: facturatie- en abonnementsadministratie bewaren we zolang wettelijk of administratief noodzakelijk.
• Contactformulier: berichten bewaren we alleen zo lang als nodig om te reageren en de supportafhandeling te documenteren.
• Planwijziging / downgrade: bestaande boekingen blijven bewaard. Limieten gelden voor nieuwe boekingen; in een overvol kwartaal kun je geen extra regels toevoegen tot het volgende kwartaal of tot je weer upgrade.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je onder meer recht op:

• Inzage & overdraagbaarheid: exporteer je gegevens via het Data-paneel (JSON, CSV, bijlagen-ZIP of volledig bundel-ZIP).
• Rectificatie: corrigeer gegevens in de app of vraag ons om hulp.
• Verwijdering: wis workspace-gegevens in de app; vraag accountverwijdering aan via hello@kledger.app.
• Beperking van de verwerking, bezwaar (waar van toepassing) en intrekking van toestemming.
• Klacht: bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies & lokale opslag

Kledger gebruikt geen advertentie- of analytische trackers van derden. We gebruiken alleen noodzakelijke (functionele) client-side opslag om de dienst te laten werken:

• LocalStorage: thema (licht/donker), sessie-timeout-voorkeuren en een lokale kopie van je taalkeuze op dit apparaat/origine.
• Taalcookie (kledger-language): first-party cookie die alleen en of nl bewaart, zodat je taalkeuze gelijk blijft tussen kledger.app en my.kledger.app. Bewaartermijn ca. 1 jaar; Domain .kledger.app. Dit is een strikt functionele / noodzakelijke cookie, geen tracking of marketing.
• Essentiële authenticatiesessies: beveiligde sessietokens via Clerk om je ingelogd te houden.
• Betaling: abonneren gebeurt via Stripe Checkout (gehost door Stripe). Stripe kan essentiële cookies zetten die nodig zijn voor checkout en abonnementsbeheer.

Omdat we geen niet-essentiële tracking-, analytische of marketingcookies plaatsen, tonen we geen apart cookietoestemmingsbanner. Functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn voor taal, thema, login en betaling vallen daar niet onder. Ons algemene voorwaarden beschrijven het gebruik van de dienst.

10. Verwerkers & infrastructuur

Om Kledger te leveren werken we met gespecialiseerde verwerkers:

• Supabase: database, opslag van bijlagen en backend-API’s (EU-projectregio).
• Clerk: authenticatie en sessiebeheer.
• Stripe: abonnementen, checkout en facturatie.
• Vercel: hosting van de website/app en serverloze API-routes (o.a. prijzen, checkout-sessies en contactformulier).
• E-mail/SMTP-provider: verzenden van contactbevestigingen en supportnotificaties.

11. Beveiliging & onze inzet

We nemen beveiliging serieus en passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder toegangscontrole per gebruiker (row-level security), versleutelde verbindingen (HTTPS), planbeperkingen voor bijlagen en een inactiviteits-timeout in de app. Kledger is gebouwd en beheerd door de eigenaar, die het zelf dagelijks gebruikt voor eigen financiën en uren — jouw gegevens zijn daarmee ook persoonlijk belangrijk voor ons.

Geen online dienst is 100% risicovrij. We kunnen geen absolute garantie geven tegen verlies, corruptie, ongeautoriseerde toegang of incidenten buiten onze redelijke controle (zoals storingen bij hosting-, auth- of betalingspartners). Maak daarom regelmatig een export via het Data-paneel als back-up.

Vermoedelijke incidenten meld je zo snel mogelijk aan hello@kledger.app. Contractuele aansprakelijkheidsbeperkingen staan in onze algemene voorwaarden; wettelijke AVG-verplichtingen (zoals meldplicht bij datalekken) blijven onverminderd van kracht.

12. Datalekken & meldingen

Als er een inbreuk op persoonsgegevens is die waarschijnlijk een risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden, handelen we conform de AVG: waar vereist melden we dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou wanneer de wet dat vereist.

We documenteren incidenten, nemen passende herstelmaatregelen en communiceren waar redelijk via e-mail of de website. Dit doet geen afbreuk aan aansprakelijkheidsbeperkingen in onze voorwaarden, voor zover die onder toepasselijk recht zijn toegestaan.

13. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de dienst of wetgeving verandert. De datum bovenaan deze pagina toont de laatste update. Materiële wijzigingen communiceren we waar redelijk via de website of e-mail.